Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im eigenen geschäftlichen Kontakt von Aletio ist David Siegel, Aletio, Willi-Werner-Str. 4, 65199 Wiesbaden, Deutschland, E-Mail: info@aletio.de.

Aletio ist eine Verwaltungs- und Betriebsplattform für Transport- und Umzugsunternehmen. Personenbezogene Daten werden insbesondere verarbeitet, wenn die Website besucht, per E-Mail Kontakt aufgenommen, ein Angebot angefragt, ein Vertrag vorbereitet oder die SaaS-Plattform genutzt wird.

Je nach Nutzung können insbesondere Kontakt-, Vertrags-, Kommunikations-, Rechnungs-, Zugangs-, Protokoll- und Inhaltsdaten verarbeitet werden. Soweit Kunden Aletio produktiv einsetzen, können innerhalb der Plattform außerdem Daten verarbeitet werden, die der jeweilige Kunde selbst in seine Mandanteninstanz eingibt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere für IT-Sicherheit, Systembetrieb, Support, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und die Durchsetzung vertraglicher Ansprüche.

Soweit im Einzelfall Einwilligungen eingeholt werden, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Inhalte, Browserinformationen sowie technische Statusdaten. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe oder Fehlfunktionen nachvollziehen zu können.

Die Verarbeitung dieser Protokolldaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht, soweit dies nicht ausnahmsweise zur Abwehr oder Aufklärung von Missbrauch erforderlich ist.

Testanfragen über die Website werden mit den eingegebenen Kontakt-, Unternehmens- und freiwilligen Einrichtungsangaben an das Aletio-Postfach übermittelt und dort zur Bearbeitung aufbewahrt. Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet; freiwillige Felder können leer bleiben. Die Anfrage erzeugt weder einen Zugang noch eine automatische Vertragsverlängerung. Für Löschanfragen wenden Sie sich an info@aletio.de; die Speicherdauer richtet sich nach Abschnitt 8.

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder auf anderem Kommunikationsweg verarbeitet Aletio die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur Angebotserstellung, zur Vertragsdurchführung und zur späteren geschäftlichen Kommunikation.

Die Verarbeitung beruht je nach Anlass auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Online-Anfrageformular werden Unternehmensname, Geschäftsadresse, Ansprechperson, geschäftliche E-Mail-Adresse, ausgewählte Produktbereiche und gegebenenfalls Telefon erfasst. Freiwillig können Rechtsform, Website, Rechnungs-E-Mail, Steuer- und Bankangaben, Arbeitsablauf, Personal- und Fahrzeugpreise sowie Materialpreise angegeben werden. Diese Angaben dienen der Prüfung des Bedarfs, der Angebotserstellung und nach manueller Freigabe der Einrichtung einer Mandanteninstanz. Die Anfrage allein startet keinen Zugang und keine Testphase. Es erfolgt daraus kein automatischer Werbeversand.

Bei der elektronischen Annahme eines Auftragsverarbeitungsvertrags werden die geschäftliche E-Mail-Adresse, Name und Funktion der handelnden Person, Zeitpunkt, Dokumentversion und Prüfsumme sowie begrenzte technische Nachweisdaten verarbeitet, um die Vereinbarung und die Vertretungserklärung zu dokumentieren. Ein zugesandter Einmallink ist zeitlich begrenzt. Eine kostenpflichtige Nutzung wird dadurch nicht ausgelöst.

Bei Nutzung der Aletio-Plattform verarbeitet Aletio Bestandsdaten, Benutzerkonten, Rechtekonfigurationen, Systemprotokolle, Supportinformationen und abrechnungsbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit, soweit dies für Bereitstellung, Administration, Sicherheit, Support, Abrechnung und Vertragsdurchführung erforderlich ist.

Soweit Kunden mit Aletio eigene Endkunden-, Mitarbeiter- oder Geschäftsdaten innerhalb ihrer Mandanteninstanz verarbeiten, erfolgt dies grundsätzlich im Verantwortungsbereich des jeweiligen Kunden. Soweit rechtlich erforderlich, schließen die Parteien hierfür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Aletio setzt technische Dienstleister ein, insbesondere für Hosting, E-Mail-Versand, Wartung, Sicherheitsmaßnahmen und Softwarebetrieb. Soweit diese Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, erfolgt dies nur im erforderlichen Umfang und unter angemessenen vertraglichen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

Eine Übermittlung an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, vertraglich vereinbart wurde oder zur Rechtsverfolgung, Sicherheit oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Vertrags-, Abrechnungs- und steuerrelevante Unterlagen werden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

Protokoll- und Supportdaten werden grundsätzlich nur für einen angemessenen Zeitraum gespeichert, soweit sie für Sicherheit, Fehleranalyse, Nachvollziehbarkeit oder Rechtsverteidigung erforderlich sind. Zugriffsprotokolle der Server (mit IP-Adressen) werden nach 30 Tagen gelöscht. Anmeldesitzungen und Gerätezugänge werden 30 Tage nach Ablauf oder Widerruf entfernt. Bilder zu Umzügen und Kunden in einer Mandanteninstanz sowie hochgeladene Besichtigungsprotokolle der iPad-App werden sechs Monate nach dem Hochladen beziehungsweise nach dem Besichtigungstermin automatisch gelöscht. Kundendaten ohne Auftrag (nur Anfrage, Besichtigung oder Angebot) werden zwölf Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht; Kundendaten mit Rechnung bleiben für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrung. Daten ausgeschiedener Mitarbeitender eines Kunden werden drei Jahre nach dem Austritt gelöscht. Gelöschte Datensätze sind 30 Tage im Änderungsprotokoll des Kunden wiederherstellbar und danach endgültig entfernt.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen hierzu können an info@aletio.de gerichtet werden. Die für Aletio zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden (datenschutz.hessen.de). Betroffene Personen können sich auch an die Aufsichtsbehörde ihres Aufenthaltsorts wenden.

Die Aletio-Plattform und die Mandanteninstanzen werden auf Servern der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Jeder Kunde erhält eine eigene, logisch getrennte Datenbank. Verbindungen sind durchgehend verschlüsselt (TLS). Datensicherungen liegen in derselben Umgebung und werden nach einem festen Plan überschrieben.

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Aletio setzt ausschließlich technisch erforderliche Cookies ein: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und, wo nötig, ein Cookie zur Zuordnung der Mandanteninstanz. Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) und werden nicht für Werbung, Reichweitenmessung oder Profilbildung genutzt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich; deshalb zeigt Aletio kein Cookie-Banner.

Analyse-, Tracking- oder Werbedienste Dritter werden auf der Website und in der Plattform nicht eingesetzt. Im Browser werden lediglich Anzeigeeinstellungen (etwa ausgewählte Ansichten oder Filter) und noch nicht gespeicherte Formularentwürfe (etwa beim Anlegen eines Kunden) lokal gespeichert; sie verlassen das Gerät nicht und werden nach dem Speichern oder Verwerfen entfernt.

Mitarbeitende eines Kunden können die iPad-App Aletio Besichtigungen nutzen. Die App verbindet sich ausschließlich mit der Mandanteninstanz des eigenen Betriebs über eine verschlüsselte Verbindung. Beim Anmelden erhält das Gerät einen Gerätezugang (Token), der im Schlüsselbund des iPads gespeichert wird; das Passwort wird nicht gespeichert. Der Betrieb kann den Gerätezugang in Aletio jederzeit sperren.

Auf dem iPad werden für den Offline-Einsatz die Besichtigungstermine eines begrenzten Zeitraums gespeichert: Kundenname, Anschriften von Belade- und Entladestelle, Rechnungsadresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ansprechpartner des Kunden, Hinweise zum Termin, die Entfernung zwischen den Stellen sowie die Eintragungen der Mitarbeitenden (Feldwerte, Möbelaufstellung, handschriftliche Notizen, der beschriebene Besichtigungsschein). Optional können Fotos des Umzugsguts aufgenommen und dem Kunden zugeordnet werden; sie werden an die Mandanteninstanz übertragen und dort beim Kunden gespeichert. Face ID oder Touch ID werden nur lokal durch das Betriebssystem geprüft; biometrische Daten erhält weder die App noch Aletio.

Lokale Daten werden nach einer auf dem jeweiligen iPad eingestellten Frist (30, 90 oder 180 Tage nach dem Termin, Standard 90 Tage) automatisch gelöscht; Termine außerhalb des Vier-Wochen-Fensters ohne eigene Eingaben entfernt der Abgleich sofort. Beim Abmelden, bei Widerruf des Gerätezugangs durch den Betrieb und beim Wechsel zur Passwortanmeldung werden Gerätezugang, App-PIN und alle lokalen Daten vom iPad entfernt. Die Daten liegen im Dateischutz des Betriebssystems (verschlüsselt, bis das iPad nach dem Einschalten erstmals entsperrt wurde) und sind von iCloud-Sicherungen ausgenommen. Hochgeladene Protokolle werden beim Kunden in der Mandanteninstanz gespeichert; Fotos unterliegen dort der Löschfrist nach Abschnitt 8. Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Auftrag des jeweiligen Kunden (Abschnitt 6).

Die Plattform enthält die Assistentin „Lillie“, die Nutzende beim Auswerten von Anfragen, beim Formulieren von Texten und bei Rückfragen zu Vorgängen unterstützt. Dazu werden die jeweils eingegebenen Texte, ausgewählte Vorgangsdaten (etwa Kunden-, Umzugs- und Angebotsangaben) und gegebenenfalls hochgeladene Dateien an ein Sprachmodell übergeben.

Je nach Konfiguration der Plattform läuft das Sprachmodell auf Servern von Aletio in der Europäischen Union oder bei OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) über dessen Programmierschnittstelle. OpenAI verwendet über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln. Ergebnisse der Assistentin sind Vorschläge; Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft stets eine Person des Betriebs.

Die Nutzung der Assistentin ist freiwillig; der Betrieb kann die einzelnen Funktionen (etwa WhatsApp-Auswertung, Schreibhilfe, Medienanalyse) je Mandanteninstanz abschalten. Welcher Anbieter genutzt wird, legt Aletio in der Konfiguration der Plattform fest und teilt es dem Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung mit. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Betriebs an einer effizienten Auftragsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) im Rahmen der Auftragsverarbeitung für den Kunden.

Zur Berechnung von Entfernungen und Fahrzeiten zwischen Belade- und Entladestelle übermittelt Aletio Adressangaben (Straße, Postleitzahl, Ort) an den Geokodierungs- und Routendienst der Geoapify GmbH (Deutschland), der auf OpenStreetMap-Daten beruht. Übermittelt werden nur die Adressen, keine Namen oder Kontaktdaten; Ergebnisse werden bis zu sieben Tage zwischengespeichert, damit dieselbe Adresse nicht mehrfach angefragt wird. Nur in Entwicklungs- und Testumgebungen außerhalb des Produktivbetriebs können ersatzweise die öffentlichen OpenStreetMap-Dienste Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) und OSRM genutzt werden; im Produktivbetrieb ist das technisch ausgeschlossen.

Beim Anlegen von Firmenkunden kann der Firmenname zur Suche im öffentlichen LEI-Register der Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF, Basel, Schweiz) übermittelt werden; die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss. Auf Wunsch lädt Aletio das Logo von der öffentlichen Website des Firmenkunden; dabei wird nur die Website aufgerufen, es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Angebotserstellung, effiziente Disposition).

Angebote, Rechnungen, Terminbestätigungen und sonstige Nachrichten versendet die Plattform über die E-Mail-Postfächer, die der jeweilige Kunde in seiner Mandanteninstanz hinterlegt hat. Der Versand läuft damit über den E-Mail-Anbieter des Kunden; Aletio speichert die versendeten Nachrichten im Vorgang, damit sie im Betrieb nachvollziehbar bleiben.

Stand: 20. Oktober 2026. Aletio passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.